Umowy i prawo w wirtualnej asyście

Dzisiaj naszym gościem jest Wojciech Wawrzak, radca prawny. Wojtku, powiedz nam coś o sobie.

Nazywam się Wojciech Wawrzak. Jestem radcą prawnym. Od ponad pięciu lat pomagam na blogu kreatywnym rozwiązywać problemy prawne.

Jakie umowy powinny zawierać wirtualne asystentki z klientami, z którymi współpracują jednorazowo?

W przypadku pojedynczego zlecenia polecam zawrzeć umowę o dzieło. Jeśli przewidujemy dłuższą współpracę, to można także zawrzeć ramową umowę o współpracy. Nie musimy wtedy zawierać oddzielnych umów o dzieło do każdego projektu. Najbardziej bezpieczna pod względem prawnym jest umowa o dzieło.

.

Miałam taką sytuację, że klientka nie chciała podpisać ze mną umowy o dzieło, twierdząc, że jest to dla niej niekorzystne finansowo. Powiedz, co mogło być tego powodem?

Niektórzy przedsiębiorcy preferują współpracę z osobami, które także mają zarejestrowaną działalność i mogą wystawić fakturę. Zleceniodawca nie ma wtedy dodatkowych obowiązków. Płaci wynagrodzenie i przekazuje otrzymaną fakturę do zaksięgowania. W przypadku umowy o dzieło musiałby przekazać zaliczkę na podatek dochodowy. Na koniec roku wydrukować i przesłać PIT do urzędu skarbowego i do zleceniobiorcy. W przypadku umowy zlecenia przedsiębiorca zlecający miałby jeszcze obowiązek zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczenia społecznego i opłacenia składek.

Czy musimy drukować umowę powierzenia danych, jeśli współpraca opiera się o model B2B ?

Model współpracy nie ma tu znaczenia ani nawet rodzaj umowy z klientem. Najważniejsze jest to, czy klient przekazuje nam dane osobowe, których jest administratorem. Taką umowę powinnaś podpisać, jeśli klient udostępni Ci bazę danych swoich klientów i kontrahentów, abyś wystawiała faktury. Podobnie, jeśli na przykład przedsiębiorca zleca Ci obsługę jego skrzynki elektronicznej. W takich sytuacjach należy zawrzeć umowę powierzenia danych. Na jej podstawie Twój klient wykazuje, że przekazał Ci dane osobowe legalnie. Ty masz wtedy podstawę do przetwarzania powierzonych Ci danych.

Na czym polega prawo własności intelektualnej naszych utworów, stworzonych w szablonach MS Office?

Nie ma niestety prawnego sposobu, aby uniemożliwić bezprawne wykorzystanie cudzych utworów. Natomiast prawa własności autorskiej przyznają nam możliwości reakcji następczej. Możemy bronić się dopiero wtedy, gdy ktoś już to nasze prawo naruszył. Można zabezpieczać technicznie pliki z utworami. Niestety, przy dzisiejszej technologii każde takie zabezpieczenie można obejść.

Kto ma prawo autorskie do zamówionego tekstu copywriterskiego?

Prawo autorskie majątkowe ma twórca do momentu, kiedy przeniesie je pisemnie w umowie na osobę, które zleciła napisanie tekstu. Klient powinien zadbać o odpowiedni zapis w umowie. Bez takiego zapisu zlecający nie ma prawa wykorzystać zakupionego tekstu.

Jakie paragrafy musi zawierać umowa abonamentowa na usługi wirtualnej asystentki?

Zasadniczo są to takie same postanowienia, jakie standardowo wpisuje się we wszystkie rodzaje umów. Bardzo ważne jest, aby określić czas trwania umowy i procedurę jej rozwiązania. Dodatkowo umowa abonamentowa powinna zawierać jasno określoną ilość godzin w pakiecie oraz zasady rozliczenia za pracę. Przy umowach zawieranych na dłuższy okres, warto klientowi utrudnić rozwiązanie umowy przed terminem jej zakończenia. Można się przed tym zabezpieczyć na przykład wprowadzając kary umowne.

umowy-prawo-w-wirtualnej-asyscie-waga

Czy muszę mieć doświadczenie w fakturowaniu, aby przyjąć zlecenie wystawiania faktur?

Nie musisz. Od Ciebie zależy, czy je przyjmiesz. Jeśli źle wykonasz zlecenie, to klient zrezygnuje i nie poleci Twojej usługi swoim znajomych. Nie ma żadnych specjalnych uprawnień do wystawiania faktur.

Jak wygląda zagadnienie kar umownych za bezprawne rozpowszechnianie informacji?

Mamy tu sytuację naruszenia obowiązku poufności. Kary umowne możemy ponieść także za opóźnienie w wykonaniu zlecenia. Wysokość takich kar określają strony umowy. Wpisywanie w umowę wysokich kwot kar umownych ma często zadanie prewencyjne. Boimy się płacenia kary, więc staramy się wykonać zlecenie jak najlepiej. Jeśli naruszymy postanowienia umowy, to możemy bronić się w sądzie przed koniecznością zapłaty zbyt wysokiej kary. W takiej sytuacji należy wykazać rażącą niewspółmierność kary do popełnionego wykroczenia i domagać się jej obniżenia.

Jak powinnam rozliczać się z klientami prowadzącymi działalność w innych krajach? Czy muszę mieć umowę w języku niemieckim, jeśli płacę podatki w Niemczech?

Jeśli rozliczasz się w Niemczech, to musisz to robić zgodnie z prawem niemieckim. Prawo podatkowe jest wprawdzie ujednolicone dyrektywami unijnymi. Warto jednak zawsze sprawdzić przepisy w kraju, gdzie prowadzimy firmę. Ja niestety nie znam prawa podatkowego w Niemczech.

Czy wirtualna asystentka musi mieć kasę fiskalną?

To zależy od tego, dla kogo świadczy usługi. Jeśli wykonuje zlecenia osób nie prowadzących działalności i przyjmuje zapłatę w gotówce, to wtedy powinna mieć kasę. Jeśli klienci płacą jej na konto bankowe, a usługi wykonywane są zdalnie, na odległość, wtedy nie musi ich rejestrować za pomocą paragonów. Jeśli wykonuje usługi na rzecz przedsiębiorców, wówczas wystawia im faktury za wykonaną pracę i nie potrzebna jest kasa fiskalna.

Jak należy podpisywać umowy na odległość? Czy wystarczy przesłać skan podpisanej umowy?

To zależy, czy umowa zawiera przeniesienie autorskich praw majątkowych. Jeśli nie zależy nam na przeniesieniu tych praw, wtedy wystarczy przesłanie skanu podpisanej umowy. Jeśli umowa zawiera przeniesienie praw autorskich, to warto mieć oryginał umowy. W tym przypadku umowa musi mieć charakter pisemny. Dokumenty z oryginalnym podpisem możemy przesłać pocztą lub zastosować podpis elektroniczny.

Wytłumacz proszę zapis w umowie, że ,,w razie roszczeń sprawę rozstrzyga sąd w kraju powoda”.

Powodem jest osoba, która inicjuje postępowanie sądowe. Drugą stronę rozprawy nazywa się pozwanym. W tym przypadku chodzi o to, że spór rozstrzyga sąd właściwy dla miejsca zamieszkania powoda. Taki zapis w umowie jest korzystniejszy dla powoda. Jeśli nie ma takiego zapisu w umowie, wówczas spór rozstrzygał będzie sąd właściwy dla pozwanego.

umowy-prawo-w-wirtualnej-asyscie-mlotek

Czy my, wirtualne asystentki, możemy same na swoje potrzeby stworzyć umowę współpracy z klientem?

Można pisać samodzielnie umowy. Warto wspomagać się wtedy gotowymi wzorami z Internetu. Takie umowy są legalne. Niestety, jeśli nie wiemy, jakie ważne zapisy umowa powinna zawierać, to sporo ryzykujemy. Widać to, jeśli pomiędzy stronami umowy powstanie spór trudny do rozstrzygnięcia. Dlatego polecam skorzystać z usług profesjonalistów. Prawnik napisze w odpowiedni sposób umowę, która zabezpieczy Wasze interesy.

Opowiedz nam o Twoim pakiecie dla wirtualnych asystentek.

Pakiet jest dostępny w dwóch wariantach: podstawowym i rozszerzonym. Wersja podstawowa to jest umowa, którą można wykorzystywać do pracy dla klientów. W pakiecie rozszerzonym dostępny jest dodatkowo pakiet RODO. Dzięki takim dokumentom wirtualna asystentka może zadbać o kwestie ochrony danych osobowych. Jest to ważne zagadnienie. Wirtualne asystentki administrują danymi oraz je przetwarzają. Pamiętajcie jednak, że zakup gotowych dokumentów RODO nie jest gwarancją należytego zabezpieczenia danych osobowych. Każdy z nas sam najlepiej wie, jakie dane gromadzi i jak je zabezpiecza i w jaki sposób przetwarza. Jest też możliwość skorzystania z pakietu indywidualnego, włącznie z konsultacją.

Czy będąc osobą fizyczną bez zarejestrowanej działalności, możemy wystawić rachunek? Jak ma się do tego faktura, wystawiona za pośrednictwem portalu Useme.eu?

Platforma Useme wystawiając fakturę, użycza nam swojego statusu przedsiębiorcy. Wystawia fakturę niejako w naszym imieniu.
Rachunek wystawia osoba fizyczna, nie mająca zarejestrowanej działalności gospodarczej. Rachunek można wystawiać do umowy o świadczenie usług, do umowy o dzieło lub umowy zlecenia. W tym przypadku podatki odprowadza przedsiębiorca, który zlecił usługę. Jeśli Twoim kontrahentem jest też osoba fizyczna, wówczas sama musisz rozliczyć podatek.

Jak wygląda od strony prawnej współpraca wirtualnej asystentki z klientem zagranicznym, jeśli rozlicza się ona zgodnie z przepisami prawa polskiego?

Jeśli prowadzi działalność gospodarczą, a klient mieszka w kraju Unii Europejskiej, wówczas powinna wystawiać faktury z odwrotnym obciążeniem. Jeśli kontrahentem jest osoba nie będąca przedsiębiorcą, wtedy wystawia się fakturę VAT i dolicza do kwoty netto podatek od towarów i usług. W praktyce wygląda to tak, że ten podatek obniża nasze wynagrodzenie.

Obejrzyj pełne nagranie lub przeczytaj skróconą transkrypcję poniżej.

To już wszystkie pytania Wojtku. Dziękuję za rozmowę.

Szukasz pomocy przy Twojej platformie kursowej lub przy kursie online?

Napisz do mnie na kontakt@monikapalarz.pl lub wypełnij formularz kontaktowy

Skróconą transkrypcję wykonała Renata Bancerz.

Zostaw komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *